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3rd party #427

Fiche défraiement des adhérents

Added by André LEFRANC about 9 years ago. Updated over 4 years ago.

Status:
Nouveau
Priority:
Bas
Assignee:
-
Start date:
11/21/2012
Due date:
% Done:

0%

Estimated time:
Vote:

Description

Le défraiement des adhérents est un sujet
simple à gérer de façon automatisée,
si on complète Galette d'un petit module.

• On peut dans un premier temps réfléchir au projet : améliorer le cahier des charges joint.

• dans un temps second : choisir les solutions techniques : plugins ou intégré ?
- docs produits : pdf ou html ? - Js ou pas ?

je lance un appel à collaboration pour ce projet.
Projet de défraiement par Galette (premier cahier des charges)
1. objectifs
La saisie des notes de frais entraîne des erreurs et des retards dans les traitements des remboursements de frais.

La base de données de galette enregistre déjà beaucoup de données permettant d'identifier à coup sûr l'adhérent.
En automatisant certaines taches de saisies complémentaires, on augmente la sécurité, on a une mémoire des données. Et des communications automatiques permettent un suivi rapide et des contrôles continus des flux.

2. Modalités : paramétrages initiaux

Une activité entraîne des défraiements de certains membres. Les dépenses sont validées à l'avance par une instance qui accorde son autorisation.
Certains participants sont donc pris en charge pour leur défraiement.

  1. . l'administrateur ad hoc (membre du staff ou responsable d'un groupe, ou trésorier seul) définit :
  2. . les références du projet en cause. (id_action) date activité (elle entraîne une date limite de dépôt des demandes de remboursement).
  3. . références organe décisionnel (décision de XXXX du yyyy/mm/dd)
  4. . Listes des personnes habilités à engager des frais remboursés (id_adh) (on va permettre de sélectionner dans la base de galette les personnes adhérentes concernées.
  5. . montant limites des dépenses (on peut demander la validation d'un deuxième membre du staff habilité pour une somme supérieure à une valeur paramétrable).
  6. . Lieu , motif , imputation comptable, responsable activité (responsable de groupe ?)
  7. . Ces données sont enregistrées dans une nouvelle table ad hoc.
  8. . Un courriel automatique informe chaque adhérent ou adhérente concernée. Il reprend les données du point 1 et suivant
  9. . Un courriel automatique informe le responsable du groupe qui participe à l'action (listes des personnes concernées + info du 1.)

3. Modalités : Informations données par adhérentes

  1. . Une page nouvelle personnalisée est disponible pour chaque id_adh concernée. (accessible par plugins ou dans menu intégré de galette ?)

Elle reprend les informations du 1. (définitions données par admin) et données postales de id_adh.

  1. . Adhérent-e indique dans un formulaire (html ?) : montant de chacune de ses dépenses qui correspond pour chacune à une pièce comptable (reçu, facture, titre de transport.)

les pièces sont indiquées avec une numérotation récapitulative automatiquement créée sur la page et cumul sommes. (Javascript ? ).

  1. indique IBAN et BIC de son compte bancaire.
  2. . Adhérent indique la ventilation (repas, transport, fourniture, service, etc) le travail de ventilation comptable est facilité, les données sont informatisées.
  3. . Indique son choix si abandon de créance (devient un don déductible des impôts si association concernée)
  4. . Création d'un formulaire récapitulatif (Pdf ? ) imprimable,
    comprend l'adresse postale de la personne idoine au traitement, validation, et récapitule les données pour signature par la personne créditrice.
    (fait la liste des pièces attendues, demande un RIB si l'adhérent n'a pas déjà obtenu de remboursement.)
  5. . Toutes ces données sont dans une nouvelle table qui utilise id_adh et id_action)
  6. . Un courriel automatique informe chaque adhérent ou adhérente concernée. Il reprend les données du point 1 et celles des dépenses de l'adhérent-e.
  7. . Un courriel automatique informe le responsable du groupe qui participe à l'action (listes des personnes concernées + info du 1., cumul des sommes engagées).

4. Mises en paiement par trésorier à réception des pièces comptables.

  1. . Une page accessible par le trésorier personnalisée est disponible pour chaque id_adh concernée. (accessible par plugins ou dans menu intégré de galette ?)
    Elle reprend les informations du 1. (définitions données par admin) et données postales de id_adh.

Vérifications : montant de chacune de ses dépenses qui correspond pour chacune à une pièce comptable (reçu, facture, titre de transport.)
Inventaires des pièces comptables numérotation récapitulative .
Données bancaires IBAN et BIC du compte bancaire bénéficiaires .

  1. . Corrections possibles (ventilation )
  2. . Si cotisation pas à jour ; déduction automatique du montant de la cotisation ? > calcul du remboursement.
  3. . enregistrement abandons de créance comme don déductible.
  4. . Rejet éventuel >>> Courriel avec données fausses et fenêtre saisie + cases à cocher ?) (erreur de calcul... péremption dépenses, mauvaise activité, IBAN BIC)
  5. . Création d'un formulaire récapitulatif (Pdf ? ) imprimable,

comprend l'adresse postale de la personne.

  1. . Toutes ces données sont dans une nouvelle table qui utilise id_adh et id_action, id_versement)
  2. . Un courriel automatique informe chaque adhérent ou adhérente concernée.

Il reprend les données du point 1 et celles des dépenses de l'adhérent-e, les points 2, 3, 4 , 5,

  1. . Un courriel automatique informe le responsable du groupe qui participe à l'action
  2. (listes des personnes concernées + info du 1., cumul des sommes engagées).
  3. . Le paiement est enregistré avec ses modalités (virement, chèque, caisse)
  4. . l'exécution depuis relevé bancaire est actée. >>> table idoine
  5. . Chaque adhérent peut consulter l'état le concernant.

5. Si retard réception des pièces : rappel automatisé de l'adhérent par courriel (deadline paramétrable)


Files

projet_défraiement.pdf (31.9 KB) projet_défraiement.pdf ébauche d'un schéma des strutures de fichiers à mettre en œuvre. André LEFRANC, 11/21/2012 07:51 AM
#1

Updated by Johan Cwiklinski about 9 years ago

  • Project changed from Galette to Plugins
#2

Updated by Johan Cwiklinski about 9 years ago

  • Tracker changed from Evolution to Souhaits
#3

Updated by Raphaël Hertzog almost 9 years ago

Le système proposé est intéressant mais trop complexe dans un premier temps... sauf si vous contribuez le code j'ai peur que tout ceci reste du domaine de la bonne idée jamais implémentée.

De notre côté, il faudrait en outre que le formulaire de demande de défraiement soit accessible aux non-adhérents, on rembourse les frais de déplacement d'intervenants externes à des conférences ou des bug squashing parties...

Bref, la base c'est que le demandeur puisse saisir:
- saisie des nom/prénom, adresse, email, téléphone (si identifié comme ahérent, alors on recopie automatiquement)
- description de la demande de remboursement
- fourniture d'un justificatif (fichier PDF à uploader)
- montant des frais engagés
- montant de remboursement demandé (par défaut égal à la valeur précédente)
- coordonnées bancaires: IBAN/BIC pour virement
- notes à destination de l'association

Ensuite un admin ou le trésorier peut traiter ces demandes:
- les rejeter
- les accepter
- en modifiant éventuellement le montant remboursé
- en indiquant le moyen de paiement utilisé pour le remboursement
- en indiquant un compte de dépense pour le remboursement

Pour chaque demande acceptée, une écriture comptable est enregistrée par le biais d'un script externe auquel on fournit tous les paramètres nécessaire (un autre ticket sera ouvert à ce sujet).

#4

Updated by André LEFRANC almost 9 years ago

informations bancaires:
Certaines banques réservent les virements au format SEPA aux seuls virements internationaux;
il faudrait donc avoir une routine qui affiche à partir des codes IBAN un RIB vrituel pour ^étre utilisable (pas très compliqué en fait).

#5

Updated by Johan Cwiklinski almost 9 years ago

  • Project changed from Plugins to Galette
  • Assignee set to Johan Cwiklinski
  • Tracker changed from Souhaits to Commandes
#6

Updated by Johan Cwiklinski almost 9 years ago

  • Category set to Core
  • Target version set to 0.7.5
  • Commanditaire set to Debian France
#7

Updated by Johan Cwiklinski almost 9 years ago

  • Tracker changed from Commandes to Evolution
  • Category deleted (Core)
  • Project changed from Galette to Plugins
  • Target version deleted (0.7.5)
#8

Updated by Johan Cwiklinski almost 8 years ago

  • Assignee deleted (Johan Cwiklinski)
#9

Updated by Johan Cwiklinski over 5 years ago

  • Tracker changed from Evolution to 3rd party
#10

Updated by Johan Cwiklinski over 4 years ago

  • Priority changed from Normal to Bas

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